Lưu hành nội bộ là gì? Tài liệu nội bộ là gì?

Hiện nay vấn đề quản lý nội bộ doanh nghiệp được các khách hàng quan tâm nhiều bởi nó liên quan đến vấn đề quản lý và hoạt động thống nhất để tạo nên hiệu quả cho doanh nghiệp. Một trong những vấn đề quan trọng trong quản lý nội bộ đó chính là lưu hành nội bộ, vậy lưu hành nội bộ là gì? Các tài liệu và lưu ý khi ban hành tài liệu lưu hành nội bộ như thế nào?

XEM THÊM: Bản hợp đồng cho thuê đất làm nhà xưởng mới nhất 2022

Lưu hành nội bộ là gì?

Lưu hành nội bộ là việc đưa ra các quy định, nguyên tắc ứng xử và quy chế hoạt động sử dụng đối với tất cả các thành viên trong phạm vi của một tổ chức hoặc doanh nghiệp nhằm điều hành hoạt động một cách thống nhất.

Văn bản lưu hành nội bộ

Quản lý nội bộ là một vấn đề được nhiều doanh nghiệp, đơn vị quan tâm. Một trong những vấn đề quan trọng trong quản lý nội bộ của tổ chức, doanh nghiệp đó chính là các văn bản lưu hành nội bộ. Hiện nay chưa có khái niệm quy định về các văn bản cần phải lưu hành nội bộ nhưng căn cứ vào tính chất của từng văn bản có thể chia văn bản lưu hành nội bộ thành các nhóm sau:

Văn bản lưu hành nội bộ mang tính cơ chế quản lý

Văn bản mang tính quản lý nội bộ là những văn bản thuộc hệ thống văn bản nội bộ điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh mang tính ổn định, lâu dài trong quá trình tổ chức, quản lý, điều hành và hoạt động của doanh nghiệp nhằm thi hành hoặc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật cũng như các chính sách của doanh nghiệp ví dụ như điều lệ doanh nghiệp, quy chế hoạt động của doanh nghiệp, thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động,…

Văn bản lưu hành nội bộ giải quyết các vụ việc phát sinh trong nội bộ

Các văn bản giải quyết các vụ việc cụ thể là các văn bản thuộc hệ thống văn bản nội bộ được ban hành để điều chỉnh những vấn đề .Trong đó có thể kể đến các văn bản như: Quyết định (xử lý kỷ luật, khen thưởng, sa thải), công văn, thông báo, báo cáo, biên bản,…

Tài liệu nội bộ là gì?

Tài liệu nội bộ là những tài liệu phát sinh từ nội bộ công ty.

Tài liệu nội bộ gồm các loại sau:

– Chính sách bao gồm các chính sách và và mục tiêu của công ty; chính sách là những quan điểm của công ty về những lĩnh vực nhất định; mục tiêu là những lĩnh vực cần hướng tới thể hiện qua các con số cụ thể, mục tiêu là sự cụ thể hoá của chính sách.

– Sổ tay: Là tài liệu quy định một Hệ thống quản lý của Công ty.

– Thủ tục: Cách thức ấn định để thực hiện một hoạt động hay một quá trình trong một hay nhiều lĩnh vực.

– Hướng dẫn công việc: Cách thức ấn định để thực hiện một công việc chuyên biệt, cụ thể trong một hoạt động.

– Biểu mẫu: Là tài liệu đã có một hình thức sẵn có, áp dụng cho cùng một nội dung cho nhiều hành động khác nhau.

Các quy chế nội bộ trong doanh nghiệp

Nếu như trong điều lệ của doanh nghiệp quy định chung về các nguyên tắc trong quản trị doanh nghiệp thì trong hoạt động các doanh nghiệp cần ban hành các quy chế quản lý nội bộ quy định chi tiết các nguyên tắc trong điều lệ để cho các thành viên doanh nghiệp hiểu và dễ dàng thực hiện trên tình hình thực tế hoạt động.

Một doanh nghiệp thông thường cần có các quy chế nội bộ sau:

– Quy chế hoạt động của hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên;

– Quy chế hoạt động của ban kiểm soát;

– Quy chế quản lý nhân sự;

– Quy chế tài chính và tiền lương;

– Các quy chế khác tùy thuộc vào loại hình và quy mô của doanh nghiệp.

Các quy chế nội bộ sẽ được xây dựng và hoàn thiện trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và không bắt buộc phải nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Quy chế nội bộ được ban hành như là công cụ để bảo vệ quyền lợi của các chủ sở hữu doanh nghiệp.

Vì trên thực tế, các chủ sở hữu doanh nghiệp không thể tự mình quản lý và đại diện doanh nghiệp tham gia vào tất cả các giao dịch cũng như hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mình được. Việc xây dựng quy chế nội bộ tạo nên một mối ràng buộc về trách nhiệm pháp lý của các thành viên trong doanh nghiệp đối với công việc của mình.

Các tài liệu lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp

Các tài liệu mà doanh nghiệp thường lưu hành trong hoạt động nội bộ là:

– Chính sách và mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Những văn bản này thể hiện quan điểm về chiến lược hoạt động và những con số cụ thể cần đạt được;

– Văn bản quy định hệ thống quản lý của doanh nghiệp;

– Văn bản quy định quy trình thực hiện công việc cụ thể;

– Các biểu mẫu chung áp dụng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp;

– Các văn bản về lịch làm việc, tiền lương, chế độ đãi ngộ, tiêu chuẩn tuyển dụng và các văn bản khác cần thiết ban hành dựa trên tình hình thực tế.

XEM THÊM:Mẫu hợp đồng thuê nhà xưởng, thuê kho bãi mới nhất năm 2022

Các yêu cầu khi ban hành tài liệu quản trị nội bộ

Sau khi đã hiểu lưu hành nội bộ là gì? Khách hàng cần xác định được tài liệu ban hành phải đáp ứng các điều kiện nào để có hiệu lực và thực hiện đúng theo quy định của pháp luật? Mời quý khách hàng tham khảo các yêu cầu dưới đây:

– Tài liệu được ban hành phải phù hợp với các quy định của pháp luật và không được trái luật;

– Tài liệu phải phù hợp với thực tế quản lý, hoạt động của doanh nghiệp;

– Tài liệu ban hành phải có cấu trúc rõ ràng, thống nhất giữa các nội dung và các văn bản khác đã ban hành;

– Đối với phạm vi điều chỉnh: phải quy định trực tiếp nội dung cần điều chỉnh, không quy định chung chung và quy định trùng với các văn bản nội bộ khác đã ban hành;

– Quy định đối tượng điều chỉnh rõ ràng: ai và đối tượng nào áp dụng thực hiện văn bản?

– Nội dung của văn bản phải tách bạch các vấn đề chi tiết và không được quy định lặp lại các văn bản quy định chi tiết khác đã ban hành;

– Ngôn ngữ sử dụng phải chính xác, cách diễn đạt phải rõ ràng, dễ hiểu;

– Mỗi văn bản cần phải có người chịu trách nhiệm rà soát và trình phê duyệt các văn bản theo quy trình ban hành văn bản mà nội bộ doanh nghiệp quy định;

– Các tài liệu đã ban hành phải được các đối tượng áp dụng biết và thực thi nghiêm chỉnh trên thực tế.

Trên đây, là toàn bộ nội dung liên quan đến lưu hành nội bộ là gì? Các tài liệu và lưu ý ban hành tài liệu lưu hành nội bộ. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết trên, quý vị có thể liên hệ qua tổng đài tư vấn 091 6655 698 để được giải đáp nhanh chóng nhất.