Hướng dẫn thay đổi người đại diện theo pháp luật

Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, tổ chức phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp và cấp lại Giấy chứng thực đăng ký doanh nghiệp thế hệ. Vạn Luật hướng dẫn cụ thể thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật như sau:

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Phiên bản sao căn cước công dân/ hộ chiếu/ Chứng minh nhân dân của người đại diện theo pháp luật thế hệ;
• Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền cho Đơn vị Vạn Luật thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Kèm theo Thông báo, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp nhưng hồ sơ còn có một trong các tài liệu sau:
  • Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu tổ chức đối với tổ chức trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
  • Nghị quyết, quyết định và phiên bản sao biên phiên bản họp Hội đồng thành viên đối với tổ chức trách nhiệm hữu hạn nhì thành viên trở lên.
  • Nghị quyết và phiên bản sao biên phiên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với tổ chức cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật kèm theo thay đổi chức danh đại diện theo pháp luật; Hoặc Nghị quyết, quyết định và phiên bản sao biên phiên bản họp Hội đồng quản trị đối với tổ chức cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi chức danh đại diện theo pháp luật.

Các bước để thay đổi người đại diện theo pháp luật

Bước 1: Sẵn sàng hồ sơ

Đơn vị sẵn sàng hồ sơ nêu trên hoặc thông qua dịch vụ của Vạn Luật để được hỗ trợ soạn thảo toàn bộ hồ sơ theo quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí

Đơn vị nộp hồ sơ thông qua hình thức trực tiếp, hoặc qua hình thức điện tử hoặc dịch vụ bưu chính tùy thuộc vào từng nơi đăng ký doanh nghiệp. Đa số các tỉnh/ thành phố hiện nay đã triển khai nhận hồ sơ thay đổi qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nộp lệ phí khi nộp hồ sơ thay đổi người đại diện.

Bước 3: Nhận kết quả

Doanh nghiệp nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan đăng ký doanh nghiệp hoặc qua dịch vụ bưu chính.

Kết quả nhận được là giấy chứng thực đăng ký doanh nghiệp ghi nhận thông tin người đại diện theo pháp luật thế hệ.

Thời gian, tiêu xài để thay đổi người đại diện theo pháp luật

Theo quy định Luật doanh nghiệp 2020, thời gian cơ quan đăng ký doanh nghiệp xử lý hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật là 03 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Khi nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, tổ chức nộp lệ phí công bố thay đổi đăng ký doanh nghiệp 100.000 VNĐ.

Dịch vụ của Đơn vị Vạn Luật về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Tư vấn, kiểm tra điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật thế hệ của tổ chức;
• Tư vấn chức danh của người đại diện theo pháp luật thích hợp với nhu cầu của tổ chức, loại hình tổ chức;
• Soạn thảo hồ sơ thay đổi người đại diện cho tổ chức;
• Đại diện Qúy khách hàng nộp hồ sơ và theo dõi quá trình thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký doanh nghiệp tới khi ra kết quả và bàn giao cho Qúy khách hàng;
• Đại diện Qúy khách hàng thực hiện công bố thông tin thay đổi đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin Quôc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Tư vấn cho Qúy khách hàng các thủ tục sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật như: cách thức thông báo cho khách hàng, đối tác, ngân hàng và thay đổi các loại giấy phép con có ghi nhận thông tin của người đại diện theo pháp luật cũ

Một số lưu ý về thay đổi người đại diện theo pháp luật

Lưu ý về Điều kiện làm người đại diện theo pháp luật của tổ chức

• Từ đủ 18 tuổi trở lên;
• Có năng lực hành vi dân sự hoàn toản;
• Không bị treo mã số thuế trên dữ liệu quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp;
• Người đại diện không nhất thiết phải là người góp vốn tại Đơn vị.
• Doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.

Lưu ý về chức danh người đại diện theo pháp luật của tổ chức

Giám đốc/ Tổng giám đốc tổ chức được làm giám đốc/ Tổng giám đốc của doanh nghiệp khác (trừ doanh nghiệp nhà nước và tổ chức đại chúng).

Đơn vị có thể lựa chọn các chức danh cho người đại diện theo pháp luật như sau:

• Giám đốc tổ chức;
• Tổng Giám đốc tổ chức;
• Chủ tịch Hội đồng quản trị – đối với tổ chức cổ phần;
• Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – Đối với tổ chức cổ phần;
• Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – đối với tổ chức trách nhiệm hữu hạn nhì thành viên trở lên;
• Chủ tịch Hội đồng thành viên – đối với tổ chức trách nhiệm hữu hạn nhì thành viên trở lên;
• Chủ tịch tổ chức – đối với tổ chức trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
• Hoặc các chức danh khác theo quy định tại Điều lệ tổ chức hoặc quy định pháp luật.

Lưu ý về số lượng người đại diện theo pháp luật của một tổ chức

• Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 thì tổ chức cổ phần và tổ chức TNHH có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật
• Điều lệ tổ chức quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của tổ chức

• Khi doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật nếu trên đăng ký doanh nghiệp chưa có thông tin số điện thoại hoặc chưa cập nhật thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc chưa phân mã ngành theo hệ thống mã ngành kinh tế quốc dân doanh nghiệp cần thực hiện, bổ sung để tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong các cá nhân sau đây:
• Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch tổ chức đối với loại hình tổ chức tương ứng;
• Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên/ Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng thành viên/ Chủ tịch Hội đồng quản trị thế hệ được bầu;

Một số lưu ý sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, tổ chức cần thực hiện các thủ tục sau:

• Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp cần lưu ý việc đăng ký thay đổi thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng;
• Trường hợp đại diện pháp luật cũ là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, vị trí kinh doanh nếu có nhu cầu thay đổi thì tổ chức cần làm thủ tục thay đổi;
• Thông báo với bạn hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm, các cơ quan liên quan khác về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Đối với tổ chức có giấy phép kinh doanh như giấy phép kinh doanh lữ hành, giấy phép kinh doanh dịch vụ vận tải, giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, bình an trật tự phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đại diện trên các giấy phép này;
• Lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật có gắn liền với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện theo pháp luật thế hệ cần lưu ý thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng, nộp thuế thu nhập (nếu phát sinh thu nhập chịu thuế).

Câu hỏi thường gặp về thay đổi người đại diện theo pháp luật

Thế nào là người đại diện theo pháp luật?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Người đại diện theo pháp luật có phải ở Việt Nam?

Doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn phiên bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải có trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Đơn vị có thể có nhiều đại diện theo pháp luật được không?

Đơn vị trách nhiệm hữu hạn và tổ chức cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ tổ chức quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu tổ chức có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ tổ chức quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật.

Đại diện theo pháp luật nhưng không góp vốn có được không?

Đơn vị có thể thuê người khác làm đại diện theo pháp luật. Người đại diện theo pháp luật có thể không phải là người góp vốn trong doanh nghiệp.

Đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho người khác?

Đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho người khác quản lý doanh nghiệp thông qua văn phiên bản ủy quyền.

Mọi thông tin liên quan tới thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, Quý khách vui lòng liên hệ Đơn vị Vạn Luật để được tư vấn cụ thể và trợ giúp dịch vụ trọn gói.