Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Năm 2021 thủ tục Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam tiếp tục được áp dụng theo quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và Thông tư số 11/2016/BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Nhằm giúp các thương nhân nước ngoài, công ty nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam Công ty Vạn Luật tổng hợp các điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị, thủ tục và và dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:

XEM THÊM: Con dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Cơ sở pháp lý

• Luật Thương mại năm 2005;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Thông tư số 11/2016/TT-BCThướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:

• Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
• Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Hồ sơ xin giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài gồm những gì ?

1. Hồ sơ 01 bộ bao gồm:

a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

c) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

đ) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

e) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định;

2. Tài liệu quy định tại Điểm b, Điểm c, Điểm d và Điểm đ (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) Khoản 1 phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Các bước Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;

Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;

Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.

XEM THÊM: Người đứng đầu Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:

• Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
• Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.
• Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
• Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.

Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam:

• Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
• Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và account chuyên chi bằng đồng Việt Nam mang gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được tiêu dùng account này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
• Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận hầu hết khoản thu chi trong công đoạn hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Xin cấp giấy phép lao động cho người cần lao nước ngoài làm cho việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
• Ký giao kèo lao động có trưởng đại diện và các cần lao của Văn phòng đại diện;
• Hàng năm Công ty nước ngoài bắt buộc công nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
• Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và những lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, lúc nộp thuế lưu lại đa số tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan quốc gia và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các cần lao của Văn phòng đại diện;
• Các bổn phận khác theo qui định của pháp luật hiện hành;

Những chú ý khi thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài

1. Về đặt tên văn phòng đại diện: 

• Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Tên Văn phòng đại diện phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện . Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.

2. Về việc đặt địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện:  

Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật và Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

3. Bộ máy quản lý của Văn phòng đại diện sau khi thành lập:

Bộ máy quản lý và nhân sự của Văn phòng đại diện do thương nhân nước ngoài quyết định;  Việc sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện phải thực hiện theo quy định pháp luật về lao động và phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

4. Quy định về người đứng đầu văn phòng đại diện

1. Người đứng đầu Văn phòng đại diện bắt buộc chịu nghĩa vụ trước doanh gia nước không tính về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện  trong phạm vi được doanh gia nước bên cạnh ủy quyền.

2. Người đứng đầu Văn phòng đại diện buộc phải chịu trách nhiệm về những hoạt động của mình trong trường hợp thực hành các hoạt động ko nhắc phạm vi được lái buôn nước bên cạnh ủy quyền.

3. Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hành quyền và bổn phận của người đứng đầu Văn phòng đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này bắt buộc được sự đồng ý của doanh gia nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng đại diện vẫn buộc nên chịu nghĩa vụ về việc thực hiện quyền và trách nhiệm đã ủy quyền.

4. Trường hợp hết thời hạn ủy quyền mà người đứng đầu Văn phòng đại diện chưa trở lại Việt Nam và không với ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hành những quyền và bổn phận của người đứng đầu Văn phòng đại diện trong khuôn khổ đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu Văn phòng đại diện trở lại làm việc tại Văn phòng đại diện hoặc cho tới khi lái buôn nước bên cạnh bổ nhậm người khác khiến người đứng đầu Văn phòng đại diện.

5. Trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và bổn phận của người đứng đầu Văn phòng đại diện hoặc bị chết, mất tích, tạm bợ bợ giam, kết án tù, bị tránh mất năng lực hành vi dân sự thì thương lái nước bên cạnh cần bổ nhiệm người khác làm cho người đứng đầu Văn phòng đại diện

6. Người đứng đầu Văn phòng đại diện của 1 doanh nhân nước không tính không được kiêm nhiệm các chức phận sau:

• Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương buôn nước ngoài;
• Người đứng đầu Chi nhánh của lái buôn nước ngoại trừ khác;
• Người đại diện theo pháp luật của nhà buôn nước không tính đấy hoặc thương gia nước ko kể khác;
• Người đại diện theo luật pháp của doanh nghiệp kinh tế được có mặt trên thị trường theo quy định pháp luật Việt Nam.

7. Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được thương lái nước không tính ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương buôn nước ko kể buộc phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao hài hòa đồng, sửa đổi, bổ sung hiệp đồng đã giao kết.

Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài

• Tư vấn cho khách hàng các thông tin liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài ;
• Tiếp nhận thông tin từ khách hàng về thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài;
• Soạn thảo hồ sơ liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài;
• Nộp hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài;
• Thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài;
• Nhận và bàn giao kết quả cho khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài;
• Tư vấn các vấn đề liên quan sau khi thực hiện xong thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài.

XEM THÊM: Đơn đề nghị thành lập Văn phòng đại diện Công ty nước ngoài tại Việt Nam

Quý khách hàng quan tâm đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt nam  vui lòng liên hệ  Công ty Vạn Luật để được hỗ trợ trọn gói nhanh chóng, chính xác nhất!

Để được tư vấn cụ thể, liên lạc với chúng tôi: