Thông tin là gì? Vai trò của thông tin trong quản lý?

Thông tin là sự thông báo, trao đổi, giải thích về một đối tượng cụ thể nào đó và được thể hiện thông qua các dạng tín hiệu như âm thanh, chữ số, chữ viết… nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin.

XEM THÊM: Quy trình cho người nước ngoài thành lập doanh nghiệp ở Việt Nam

Ngày nay, trong đời sống hàng ngày, ở đâu ta cũng thấy người ta nói tới tới hai chữ thông tin, từ thông tin đại chúng, thời đại thông tin, công nghệ thông tin, thông tin phát thanh, thông tin truyền hình…

Song khi nhắc đến thông tin, trong số mỗi chúng tai ai có thể chắc chắn mình hiểu được định nghĩa về Thông tin là gì?

Nếu Khách hàng chưa nắm được khái niệm này, Vạn Luật mời Khách hàng tham khảo nội dung bài viết sau đây của Tổng đài tư vấn pháp luật 091 6655 698

Thông tin là gì?

Thông tin là sự thông báo, trao đổi, giải thích về một đối tượng cụ thể nào đó và được thể hiện thông qua các dạng tín hiệu như âm thanh, chữ số, chữ viết… nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin.

Ví dụ: Trong mỗi cuộc họp phụ huynh cuối kỳ thì giáo viên chủ nhiệm sẽ ghi các thông tin của học sinh trong sổ liên lạc về điểm thi, điểm tổng kết, xếp loại về tình hình học tập của con mình cho các bậc phụ huynh được biết.

Một số khác lại hiểu thông tin là gì theo hướng Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người được hình thành trong quá trình giao tiếp hoặc thông qua các phương tiên thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh.

Vai trò của thông tin trong quản lý

Trong hoạt động quản lý, thông tin có vai trò như sau:

1. Vai trò trong việc ra quyết định

Ra quyết định là một công việc phức tạp, khó khăn và hết sức quan trọng của các nhà quản trị. Để ra được một quyết định đúng đắn các nhà quản trị cần rất nhiều thông tin. Thông tin là cơ sở đề ra các quyết định quản trị. Tác động quản trị định kỳ kể cả tác động nhất thời, gắn liền với những quyết định quản trị cụ thể. Thông tin ở đây sẽ giúp cho các nhà quản trị giải quyết đúng đắn và có hiệu quả các vấn đề sau:

–  Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định.

–  Xác định cơ hội, và các mối hiểm nguy trong kinh doanh.

–  Xác định các cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định.

–  Lựa chọn các phương án.

2. Vai trò trong hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát

Trong các lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát, thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng trên các phương diện sau:

–  Nhận thức vấn đề;

–  Cung cấp dữ liệu;

–  Xây dựng các phương án;

–  Giải quyết vấn đề;

–  Uốn nắn và sửa chữa các sai sót, lệch lạc;

–  Kiểm soát.

3. Vai trò trong phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi ro

Trong các hoạt động sản xuất và kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp việc phòng ngừa rủi ro có một tầm quan trọng đặc biệt. Để phòng ngừa rủi ro có hiệu quả thì thông tin lại có một ý nghĩa hết sức lớn lao trong các lĩnh vực sau:

–  Phân tích.

–  Dự báo.

–  Xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro.

XEM THÊM: Giá dịch vụ kế toán trọn gói – Giá Rẻ Chỉ 450K/Tháng

Mã hoá thông tin trong máy tính

Mã hóa là quá trình chuyển hóa thông tin từ dạng này sang dạng khác và ngăn những người không phận sự tiếp cận thông tin đó. Mã hóa không ngăn chặn việc đánh cắp thông tin, nhưng lại khiến thông tin trở nên vô dụng, không xem, không đọc và không sử dụng được.

Quá trình mã hóa thông tin trong máy tính thường được biến đổi thành dãy bit.

Đối với văn bản, máy tính sử dụng mã ASCII (8 bit) để mã hoá. Bộ mã này gồm 256 ký tự được đánh số từ 0-255. Bộ mã này thường được gọi là mã ASCII thập phân của ký tự.

Bên cạnh đó, máy tính còn sử dụng bộ mã Unicode (16 bit) để mã hóa văn bản viết bằng mọi ngôn ngữ trên thế giới. Bộ mã này có thể mã hóa 65536 ký tự khác nhau trong máy tính.

Biểu diễn thông tin trong máy tính

Thông tin loại số

Hệ đếm:

Các số tự nhiên b lớn hơn 1 đều có thể được chọn làm cơ số cho hệ đếm. Cơ sở của hệ đếm bằng số lượng các ký hiệu được sử dụng.

Quy tắc: giá trị của mỗi ký hiệu ở hàng bất kỳ có giá trị bằng “số hệ đếm” đơn vị của hàng cạnh bên phải.

Hệ thập phân: là hệ dùng các số từ 0 đến 9 để biểu diễn.

Ví dụ: 43,310=4×101+3×100 +3×10-1

Các hệ đếm dùng trong tin học máy tính:

•  Hệ nhị phân: là hệ dùng 2 số 0 và 1 để biểu diễn.

Ví dụ: 1102=1×22+1×21 +0x20= 610

•  Hệ cơ số 16: là hệ dùng các số từ 0 đến 9 và các ký hiệu A, B, C, D, E, F để biểu diễn. Theo đó, A=10, B=11, C=12, D=13, E=14, F=15.

Ví dụ: A0116= 10×162 + 0x161 + 1×160 = 256110

Biểu diễn số nguyên:

• Số nguyên có dấu: bit cao nhất xác định số nguyên đó là âm (1) hay dương (0).
• Một byte biểu diễn được các số nguyên trong phạm vi từ -127 đến 127.
• Số nguyên không âm: toàn bộ 8 bit được dùng để biểu diễn giá trị số từ 0 đến 256.

Biểu diễn số thực: 

Mọi số thực đều được biểu diễn dưới dạng dấu phẩy động. Trong đó:

• M: phần định trị
• K: phần bậc

Ví dụ: 12,345 = 0.12345×102

Thông tin loại phi số

• Văn bản: Để biểu diễn một chuỗi ký tự văn bản, máy tính dùng một dãy byte, trong đó mỗi byte biểu diễn một ký tự theo thứ tự từ trái sang phải.

Ví dụ: ta có cách biểu diễn chuỗi ký tự “TIN” như sau: 01010100 01001001 01001110

• Đối với các dạng thông tin khác như hình ảnh, âm thanh… chúng ta cũng phải mã hóa thành dãy bit trong máy tính.
• Nguyên lí mã hóa nhị phân:

Thông tin có nhiều dạng khác nhau như thông tin số, văn bản, hình ảnh, âm thanh… Khi đưa vào máy tính xử lý, chúng đều được chuyển hóa thành dạng chung – dãy bit. Dãy bit này chính là mã nhị phân của thông tin mà nó biểu diễn.

Vai trò của thông tin trong cuộc sống

Thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong cuộc sống hàng ngày. Không những vậy thông tin còn góp vai trò to lớn với mỗi cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và là cơ sở để ra quyết định của các nhà quản lý.

Trong hoạt động của mình thì người quản lí luôn cần thông tin để hoạch định, đưa ra sự thay đổi với tình hình kinh doanh dựa vào những thông tin biến động để có sự điểu chỉnh, thích nghi phù hợp với thực tại hoàn cảnh.

Đồng thời qua thông tin nhận được thì nhà quản lý góp phần đẩy nhanh hoạt động điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó.

Nhờ có Thông tin mà người quản lý doanh nghiệp, tổ chức được trợ giúp hiệu quả, góp phần nắm rõ, thị hiếu, hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức và các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức.

Nhất là trong tình trạng thời đại bùng nổ công nghệ hiện đại như nhày nay thì dựa trên Các hệ thống thông tin được chọn lọc qua máy tính.

Cộng với ưu thế tự động hóa xử lí công việc dựa trên khoa học quản lí, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin thì ngày càng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức trong mọi hoạt động.

Từ việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính, từ các công việc đơn giản lặp lại hàng ngày cho đến công việc phát hiện vấn đề và giải quyết vấn đề. Như vậy có thể nói thông tin còn là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản lý, thông tin gắn với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn  vị với môi trường bên ngoài.

Đặc biệt với các môi trường doanh nghiệp, nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, từ đó mới có các chiến lược để kinh doanh, đánh vào nhu cầu của người tiêu dùng đúng, hiệu quả.

Thông qua thông tin kết nối gần nhau hơn giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, giữa người dân với các thủ tục hành chính rồi kết nối mọi người từ khắp mọi miền. Với mỗi người dân thì thông tin lại đóng vai trò như một người bạn, thông tin vừa mang lại những kiến thức, tri thức hiệu quả.

XEM THÊM: Dịch vụ kế toán trọn gói là gì? Các công việc của dịch vụ kế toán trọn gói

Với các thông tin trong bài viết “Thông tin là gì? Khái niệm & các dạng thông tin cơ bản” hy vọng sẽ giúp bạn có thêm nhiều kiến thức hữu ích. Bất kỳ đóng góp thắc mắc nào cần được hỗ trợ, quý khách hàng hãy comment phía dưới, đội ngũ nhân viên vanluat.com sẽ tư vấn và giải đáp bạn nhanh chóng.