Mã số Thuế của Doanh nghiệp (Employer Identification Number, hay EIN) còn có một tên gọi dễ nhớ hơn là Mã số Thuế Liên Bang Mỹ, được dùng như một mã số nhận diện doanh nghiệp, tương tự như mã số thuế cho doanh nghiệp ở Việt Nam. Hệ thống EIN được tạo ra từ năm 1974 theo Quyết định của IRS (Sở Thuế Vụ) xuất phát từ việc tạo ra sự bình đẳng, cạnh tranh từ việc nộp thuế giữa các doanh nghiệp thuê nhân viên và các doanh nghiệp không thuê. Tuy nhiên, đạo luật về mã số thuế doanh nghiệp đã được mở đầu triển khai trong Đạo luật về Thuế từ năm 1954 và được công bố lần đầu vào năm 1961 trong Luật 6109: Mã số chứng minh. EIN có 9 chữ số và thường được hiển thị dưới dạng 00-0000000 để phân biệt với mã số dân cư, an sinh xã hội của Mỹ được hiển thị 000-00-0000. Mã EIN luôn được cập nhật hàng ngày trên hệ thống điện tử của Cơ quan Ngân sách nội địa Hoa Kỳ.
XEM THÊM: Tìm hiểu về ITIN – Mã số đóng thuế của người dân Mỹ
Doanh nghiệp có bắt buộc phải có EIN?
Mã số Thuế Liên Bang là một mã số bắt buộc của Hoa Kỳ, trừ một số bang đặc thù. Các tổ chức phải được cấp mã số EIN bằng cách gửi đơn cho Sở Thuế Vụ (Internal Revenue Service – IRS). Tất cả những đơn xin số EIN (qua bưu điện, fax, trực tuyến) đều phải nêu rõ tên và Mã số Thuế của người đóng thuế tổ chức, trụ sở văn phòng hoặc người được ủy quyền. Mã số EIN sẽ được yêu cầu trong tất cả các hoạt động tác động tới tổ chức (Ví dụ: tổ chức sẵn sàng mở tài khoản ngân hàng, khấu trừ thuế cho nhân viên, thuê nhân viên, Ein number la gì tạo quỹ tín dụng, mua một doanh nghiệp đang hoạt động, đổi tên tổ chức hoặc thay đội loại hình tổ chức. Một doanh nghiệp được chỉ có 1 mã số EIN đã đăng ký với Sở Thuế vụ, tồn tại tới khi doanh nghiệp giải thể. Mã EIN chủ yếu được Sở Thuế vụ Hoa Kỳ sử dụng như một dụng cụ nhằm giám sát tài chính cũng như hạn nộp thuế của doanh nghiệp.
Phân biệt giữa Mã EIN với SSN và ITIN
Mã số an sinh xã hội (Social Security Number) là một mã số gồm 9 chữ số nhằm thông tin về một công dân Mỹ hay người sống tại tại Mỹ. SSN được Chính phủ Mỹ sử dụng để theo dõi thu nhập, thuế, việc làm, cũng như đảm bảo một số phúc lợi xã hội nhất định của người dân sau khi nghỉ hưu. Một mã SSN có thể chưa rất nhiều những thông tin rất cần thiết của một cá nhân và có thể được sử dụng như một loại thông tin rất cần thiết để có thể bị trộm. Chính vì thế nhưng chỉ có một số ít trường hợp cá nhân cần phải chia sẻ mã SSN của mình. Trong khi đó, How to check EIN number trực tuyến EIN được hiểu như một mã tương tự như SSN, tuy nhiên lại dành cho doanh nghiệp thay vì tổ chức và có thể thực hiện để sử dụng trong các giao dịch cho tổ chức. Một số trường hợp, ví dụ như tổ chức tư nhân, nếu muốn, chủ sở hữu tư nhân hoàn toàn có thể sử dụng mã SSN như một tài khoản đóng thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong trường hợp tổ chức cần tuyền nhân viên hay tạo tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp sẽ cần đăng ký EIN. Không giống như SSN, EIN không có nhiều thông tin rất cần thiết do đó nhưng nó không được coi là một mã số cần phải giữ gìn nhưng có thể chia sẻ, sử dụng nó một cách tự do hơn.
ITIN là một mã số đóng thuế cá nhân ở Hoa Kỳ, cũng được cấp vì Sở Thuế Vụ (IRS). Mã này được dùng để mở tài khoản ngân hàng của 1 cá nhân. ITIN không phục vụ bất kỳ mục đích nào ngoài lên tiếng thuế liên bang. Với mục đích chính của ITIN là tạo ra một mã số thay thế Mã số An sinh Xã hội để người dân có thể yên tâm xuất trình chúng nhưng không sợ bị đánh cắp EVF. ITIN thực tế có công dụng hẹp nhất so với EIN và SSN. Tuy nhiên, đó là cách nhưng Chính phủ Mỹ bảo vệ thông tin cho người dân của mình.
Quy trình đăng ký EIN
Có một số cách để đăng ký EIN, bao gồm đơn đăng ký trực tuyến, ứng dụng fax, ứng dụng thư và ứng dụng điện thoại. Nhiều phương pháp ứng dụng khác nhau được trợ giúp để tạo sự thuận tiện.
-
Đăng ký qua mạng
Để đủ điều kiện để đăng ký hay không, bạn cũng cần hiểu rằng quá trình đăng ký phải được hoàn thành trong một phiên. Nói cách khác, ứng dụng sẽ không tồn tại cho tới khi hoàn thành. Nếu trang không hoạt động trong 15 phút, phiên sẽ hết hạn.
Để đăng ký thành công, hãy nhấp vào “Nộp đơn Trực tuyến Ngay bây giờ” Cách bán cổ phiếu Tài chính Điện lực trên trang web IRS (từ 7am tới 10pm theo giờ Mỹ). Một danh sách các hướng dẫn sẽ hình thành nhưng bạn nên đọc kỹ. Trên trang này, các liên kết sẽ hướng dẫn thêm về cách tìm hiểu xem doanh nghiêp có cần EIN hay không hoặc tím kiễm nếu cần một EIN thế hệ
Sau khi nhấp vào tab “Tiếp tục áp dụng” dẫn tới trang nơi bạn sẽ cần chọn loại cấu trúc pháp lý để đăng ký EIN. Điều này bao gồm các tổ chức độc quyền, quan hệ đối tác, tổng tổ chức, tổ chức trách nhiệm hữu hạn (LLC), bất động sản và quỹ tín thác. Nếu không thể tìm thấy loại cấu trúc pháp lý của mình, bạn vẫn có thể chọn tùy chọn “xem các loại bổ sung” để tiếp tục. Kể từ bây giờ, quá trình đăng ký rất đơn giản.
-
Đăng ký qua fax
Đây là một tùy chọn khác để đăng ký EIN. Theo chương trình IRS Fax-TIN, người nộp đơn nhận được bạn dạng fax của họ trong vòng 4 ngày làm việc. Bất kỳ phương pháp nào được sử dụng khi đăng ký EIN đều giống với phương thức hoặc kênh nhưng qua đó số được cấp EIN.
Cần phải điền vào Mẫu SS-4 một cách cẩn thận và gửi qua fax. Mã số fax của Sở Thuế vụ có sẵn trên trang web của họ (từ IRS). IRS có một số số fax phục vụ các mục đích khác nhau. Việc sử dụng số fax sẽ phụ thuộc vào bạn dạng chất cá nhân hoặc doanh nghiệp. Vị trí địa lý của bạn cũng rất cần thiết. Có số fax cho các vùng địa lý cụ thể.
-
Đăng ký qua bưu điện
Đây là tùy chọn thứ ba có sẵn cho người nộp đơn. Mẫu SS-4 cũng được sử dụng khi nộp đơn qua đường bưu điện. Tuy nhiên, biểu mẫu này sẽ cần phải được hoàn thành trước. Tức là, ít nhất 4-5 tuần trước khi bạn cần EIN. Mẫu đơn này phải được ký tên và ghi ngày tháng trước khi được gửi tới địa chỉ thích hợp. Điều này sẽ đưa chúng tôi tới địa chỉ bưu điện.
Để tìm địa chỉ bưu điện thích hợp, bạn phải nhấp vào tab Nơi nộp thuế. Nhì phần được hiển thị ở đây, một phần dành cho các cá nhân hoặc doanh nghiệp ở một trong 50 tiểu bang hoặc Đặc khu Columbia. Loại còn lại dành cho những người không có nơi ở hợp pháp, vị trí kinh doanh chính, trụ sở chính hoặc cơ quan ở bất kỳ tiểu bang nào.
-
Đăng ký qua điện thoại
Tùy chọn này chỉ có sẵn cho các ứng viên nước ngoài. Một trong những yêu cầu để gửi đơn đăng ký qua điện thoại là bạn phải được ủy quyền để lấy EIN ngoài việc trợ giúp câu trả lời thỏa đáng cho các câu hỏi xung quanh Biểu mẫu SS-4. Có một lao lý cho một đại diện bên ngoài. Bạn sẽ cần trợ giúp tên của người bạn muốn ủy quyền để nhận EIN thay mặt cho tổ chức. Ủy viên sẽ được hỏi những câu hỏi tương tự như bạn. Tuy nhiên, quyền hạn của người được chỉ định sẽ hết hiệu lực khi được chỉ định và cấp EIN. Chữ ký của bạn sẽ được yêu cầu để giấy phép nói trên có hiệu lực. Ngoài tùy chọn trực tuyến, tất cả các tùy chọn khác đều yêu cầu thời gian chờ lâu hơn.
Các quy trình đăng ký là miễn phí (ít nhất là đối với đơn đăng ký trực tuyến). Doanh nghiêp chỉ chịu phung phí bưu điện, Tax ID number là gì điện thoại và fax nếu bạn thích bất kỳ tùy chọn nào trong số này.
Các trường hợp được miễn EIN
Các doanh nghiệp từ thiện/phi lợi nhuận thì sẽ không tự động nhận thông báo về việc đăng ký ma EIN của Sở Thuế Vụ nhưng phải làm thủ tục riêng nếu muốn xin cấp. Mỗi chương của tổ chức phi lợi nhuận quốc gia phải có EIN riêng, nhưng tổ chức trung ương có thể nộp đơn xin miễn thuế cho từng nhóm. Trạng thái miễn thuế có thể tìm kiếm công khai trên trang web IRS, cho phép bất kỳ ai cũng có thể xác minh đăng ký, trạng thái cũng như tài sản và nghĩa vụ của pháp nhân. Trước khi quyên góp tiền cho một tổ chức từ thiện, Doanh nghiệp Cổ phần Đầu tư Thương mại Dịch vụ Điện lực PIST cá nhân, tổ chức có thể xác minh trạng thái miễn thuế IRS Biểu mẫu 990 của tổ chức từ thiện thông qua Tìm kiếm Tổ chức Miễn thuế IRS.
Trước khi nộp đơn xin EIN, bạn nên kiểm tra xem tổ chức bị ảnh hưởng có được xây đắp hợp pháp hay không. Hầu hết tất cả các tổ chức đăng ký EIN đều có thể tự động bị thu hồi trạng thái miễn thuế nếu họ không nộp tờ khai hoặc thông báo cần thiết trong khoảng thời gian ba năm liên tục. Thời hạn ba năm như vậy mở đầu khi tổ chức được hình thành hợp pháp; tốt nhất là xây đắp tổ chức một cách hợp pháp trước khi đăng ký EIN.
Hết hạn, tạm ngững mã số EIN
Phải khẳng định rằng, mã EIN đối với doanh nghiệp không hiệu lực thời gian vô hạn. Một kho mã EIN được cấp cho doanh nghiệp, nó sẽ không bao giờ được cấp lại. Tuy nhiên tổ chức có thể được cho phép để tạm dừng hoặc thay đổi mã số EIN vì một số lý do cụ thể. EIN f319 Các trường hợp bao gồm mua hoặc trở thành tổ chức con của một doanh nghiệp khác, Check EIN number hoặc nếu có những thay đổi đối với cơ cấu sở hữu của doanh nghiệp hoặc một doanh nghiệp tư nhân đang tiến hành thủ tục phá sản. Khi thay đổi vị trí hoặc tên doanh nghiệp của mình thì không cần cần đăng ký cấp EIN thế hệ, nhưng phải lên tiếng những thay đổi này cho IRS, việc thay đổi địa chỉ doanh nghiệp bằng Biểu mẫu IRS 8822 B. Nếu thay đổi cấu trúc doanh nghiệp của mình thì nộp Biểu mẫu 8832 IRS.
EIN thế hệ được chỉ định cho doanh nghiệp sẽ tự động thay thế EIN cũ và EIN cũ sẽ không hoạt động và không được cấp lại. Tương tự như vậy, nếu giải thể doanh nghiệp của mình, EIN sẽ không hoạt động, đóng tài khoản của bạn với IRS. Không có cách nào để hủy bỏ hoặc xóa EIN, vì nó là số nhận dạng người đóng thuế liên bang vĩnh viễn sau khi được chỉ định.
Source: https://www.irs.gov/en
