Tiêu chí đăng ký Văn phòng đăng ký tại Singapore

Có một số yêu cầu luật định mà chủ sở hữu doanh nghiệp sẽ phải tuân thủ để thành lập công ty tại Singapore. Một trong những yêu cầu luật định để thành lập một công ty ở Singapore là công ty đó phải có địa chỉ văn phòng đã đăng ký, địa chỉ này sẽ phải được điền vào mẫu đơn đăng ký điện tử để thành lập, được nộp cho Cơ quan quản lý kế toán và doanh nghiệp (ACRA).

XEM THÊM: Acra là gì? Không tuân thủ ACRA sẽ bị hình phạt và truy tố ra sao?

Đăng ký địa chỉ văn phòng là một phần của quá trình thành lập, một công ty không thể được thành lập mà không có địa chỉ văn phòng đã đăng ký tại Singapore trước tiên, mặc dù họ có thể chọn sử dụng dịch vụ địa chỉ văn phòng đã đăng ký.

Các tiêu chí cần đáp ứng cho một địa chỉ văn phòng đã đăng ký

Địa chỉ văn phòng đã đăng ký phải đáp ứng các tiêu chí sau:

• Văn phòng mở cửa ít nhất năm giờ trong giờ làm việc bình thường vào mỗi ngày làm việc;
• Văn phòng phải là một địa chỉ văn phòng thực ở Singapore;
• Văn phòng không thể là một Hộp thư bưu điện.

Ngoài ra, do tất cả các cơ quan chính phủ và các tổ chức sẽ gửi thư từ của họ đến địa chỉ văn phòng đã đăng ký của công ty, công ty phải đảm bảo rằng thư đến được gửi đến địa chỉ văn phòng đã đăng ký (hoặc dịch vụ địa chỉ văn phòng đã đăng ký) được kiểm tra thường xuyên.

Ví dụ về thư từ mà một công ty có thể nhận được từ các cơ quan và tổ chức chính phủ sẽ bao gồm những lời nhắc nhở kịp thời để tuân thủ các yêu cầu hàng năm, các ưu đãi mới của chính phủ, các thay đổi đối với chính sách, v.v.

Ngoài ra, các ngân hàng cũng có thể gửi thư đến địa chỉ đã đăng ký của công ty, trừ khi được khuyến cáo khác. Rõ ràng là việc trả lời một cách tận tâm từ văn phòng đã đăng ký của bạn ở Singapore, hoặc sử dụng dịch vụ địa chỉ văn phòng đã đăng ký có trách nhiệm, không chỉ là vấn đề tuân thủ quy định mà còn là thực tiễn kinh doanh tốt.

Văn phòng thực và Văn phòng ảo

Các công ty có thể cân nhắc lựa chọn 2 hình thức:

+ Có một văn phòng “trực tiếp” và hoạt động, với ít nhất một nhân viên hành chính tham gia và hành động phù hợp với tất cả các thư từ chính thức được gửi đến.

+ Chọn dịch vụ Văn phòng đăng ký tại Singapore cung cấp dịch vụ thông báo thư và chuyển tiếp thư.

Một trong những cân nhắc chính mà chủ doanh nghiệp phải tính đến là chi phí. Với sự khan hiếm đất của Singapore, việc thuê mặt bằng văn phòng vô cùng đắt đỏ. Tuy nhiên, đối với các công ty có đủ vốn, Phương án 1 sẽ là lựa chọn ưu tiên.

Trong một số trường hợp, nhân viên hành chính thiếu kinh nghiệm có thể không biết tầm quan trọng của một số thư nhất định nhận được. Ví dụ: Mã truy cập dịch vụ điện tử do Cơ quan thu nhập nội địa Singapore (IRAS) gửi thường bị bỏ qua và đặt sai vị trí, đặc biệt là vì công ty sẽ không sử dụng mã này cho đến khi cần nộp Bản khai thuế thu nhập hoặc thu nhập có thể tính phí ước tính.

Ngoài ra, các nhà đầu tư hoặc doanh nhân nước ngoài muốn bắt đầu với chi phí tối thiểu hoặc không thấy trước sự cần thiết phải đầu tư vào một địa chỉ văn phòng thực ở Singapore có thể chọn Phương án  2. Lợi ích của dịch vụ địa chỉ văn phòng đăng ký ảo là các công ty có thể lựa chọn nhiều loại dịch vụ mà họ muốn lựa chọn.

Ví dụ: Các dịch vụ sau tại văn phòng ảo của mình:

• Địa chỉ văn phòng đã đăng ký;
• Thông báo qua thư;
• Chuyển tiếp thư;
• Đường dây điện thoại chuyên dụng;
• Fax chuyên dụng đến email.

Ngoài ra, so với văn phòng thực, văn phòng ảo có thể được thiết lập trong thời gian ngắn hơn nhiều, có thể thiết lập dịch vụ văn phòng ảo đã đăng ký của bạn trong vòng một giờ. Do đó, nhiều công ty thấy điều này thuận tiện hơn nhiều.

Một số chủ doanh nghiệp có thể có quan niệm sai lầm rằng một văn phòng ảo sẽ không thể cung cấp cho họ những tiện nghi mà họ yêu cầu để gặp gỡ khách hàng, nhà đầu tư tiềm năng,…

Tuy nhiên, trong khi các dịch vụ văn phòng ảo với chi phí thấp hơn so với địa chỉ văn phòng thực, nó cũng cung cấp các tiện ích sau mà các công ty có thể sử dụng khi được yêu cầu:

• Trang thiết bị phòng họp cho các nhóm khác nhau từ 4 khách đến 14 khách;
• Truy cập Internet;
• Cơ sở hội nghị truyền hình.

XEM THÊM: Thuế thu nhập cá nhân và doanh nghiệp tại Singapore

Không giống như chi phí liên quan đến việc thuê hoặc thuê không gian văn phòng của riêng bạn, chi phí liên quan đến dịch vụ văn phòng ảo có thể được điều chỉnh song song với nhu cầu và ngân sách của bạn. Về lâu dài, các chủ doanh nghiệp có thể đủ khả năng đầu tư nhiều hơn vào các kế hoạch tiếp thị, phát triển sản phẩm và mở rộng kinh doanh.

Một điều cần biết về Cho thuê Văn phòng tại Singapore

Như đã đề cập trước đây, Singapore là một quốc gia nhỏ và giá thuê ở Khu trung tâm thương mại (CBD) cực kỳ đắt đỏ. Đối với các công ty đã chọn Văn phòng đăng ký tại Singapore việc có được mặt bằng văn phòng ở khu trung tâm sẽ là một khoản đầu tư đáng kể.

Đối với các khu vực bên ngoài khu trung tâm, giá thuê sẽ thấp hơn khu trung tâm, nhưng có thể có một số hạn chế nhất định. Ví dụ, đối với một số khu vực nhất định trong khu công nghiệp, các công ty có thể được yêu cầu cam kết đầu tư một số tiền nhất định để phát triển mặt bằng cho thuê.

Do đó, các chủ doanh nghiệp trước tiên nên ước tính chi phí thuê mặt bằng văn phòng của chính họ và xem xét tính bền vững của việc này, đặc biệt nếu họ có một số tiền hạn chế. Các chi phí liên quan khác, chẳng hạn như cải tạo, lắp đặt đường ống và tiện ích, đầu tư vào công nghệ và thiết bị khác, có thể dẫn đến gánh nặng chi phí bổ sung. Hơn nữa, vì hợp đồng thuê văn phòng truyền thống là ba năm, các công ty có thể phải chịu chi phí khôi phục văn phòng về tình trạng ban đầu trước khi trả lại cho chủ nhà.

Một điều quan trọng khác là tính dễ tiếp cận. Mặc dù văn phòng tại các khu công nghiệp có thể có giá cả phải chăng hơn, nhưng chúng thường không dễ tiếp cận vì chúng nằm khá xa trung tâm thành phố. Điều này có thể gây khó khăn hơn cho nhân viên của bạn và có thể không phải là nơi thiết thực để tổ chức các cuộc họp với các nhà đầu tư và đối tác kinh doanh.

XEM THÊM: Tư vấn thủ tục đầu tư ra nước ngoài tại Hà Nội

Dịch vụ Văn phòng ảo

Với tính di động của công nghệ hiện nay, một văn phòng ảo là sự pha trộn giữa sự thoải mái như ở nhà với sự chuyên nghiệp của một văn phòng công ty. Với Văn phòng đăng ký tại Singapore, nhân viên có thể tự do thoát khỏi những tiêu cực của việc đi làm hàng ngày và sẽ không bị ràng buộc bởi các hạn chế như hạn ngạch nghỉ phép và nhu cầu liên tục duy trì hình ảnh công ty.

Trong khi quan điểm chung ngoài kia là chỉ các doanh nhân nhỏ và doanh nghiệp nhỏ mới có thể làm việc với văn phòng ảo, thì các công ty như Automattic, công ty đứng sau phần mềm viết blog WordPress, đã chứng minh rằng ngay cả các công ty cỡ vừa cũng có thể gặt hái được những lợi ích từ văn phòng ảo. Giám đốc điều hành Toni Schneider đã thực hiện một triết lý kinh doanh khác thường cho phép 123 nhân viên của mình làm việc từ mọi nơi – cho phép anh ta khai thác hiệu quả tài năng từ khắp nơi trên thế giới. Bằng cách đó, Automattic tận dụng tối đa nền kinh tế toàn cầu và tận dụng phần mềm sáng tạo để tổ chức các cuộc họp, chẳng hạn như Skype, Google+ Hangouts hoặc P2, một blog được xây dựng trong nhà có các trang cụ thể cho các cuộc thảo luận nội bộ.

Đối với các công ty đang tận dụng vị trí chiến lược của Singapore ở khu vực Châu Á Thái Bình Dương để tiếp cận với các nền kinh tế đang phát triển của Đông Nam Á, việc có Văn phòng đăng ký tại Singapore cũng cung cấp cho họ sự tự do đi lại và đảm bảo rằng văn phòng sẽ vẫn mở và hoạt động đầy đủ trong khi Hải ngoại.

XEM THÊM: Các loại hình công ty tại Singapore

Riêng đối với những người kinh doanh xuất nhập khẩu hoặc đặt cơ sở hoạt động sản xuất ở nước ngoài, có thể phải đi công tác thường xuyên như một phần của công việc kinh doanh.

Chắc chắn, khi quyết định giữa văn phòng ảo và văn phòng thực, chủ doanh nghiệp sẽ cần tính đến bản chất của hoạt động kinh doanh, nhu cầu riêng của doanh nghiệp và nhu cầu của nhân viên. Nếu bạn muốn đăng ký một Văn phòng ảo tại Singapore hãy liên hệ với Vạn Luật để được cung cấp dịch vụ tốt nhất.

Để được tư vấn cụ thể, liên lạc với chúng tôi: